Como cadastrar compras de produtos no ERP

Você vai aprender a cadastrar compras de produtos no ERP com clareza, agilidade e sem complicações.

O cadastro de compras é essencial para manter o controle do estoque, das finanças e da entrada de produtos no sistema. Você pode registrar manualmente os dados ou importar diretamente uma nota fiscal eletrônica (XML). Ambas as formas garantem que seu estoque e financeiro estejam sempre atualizados e organizados.

Neste artigo, você vai ver:

✔ Onde cadastrar uma compra de produto;

✔ Como preencher os dados da compra;

✔ Como adicionar os produtos comprados;

✔ Como gerar uma compra por XML de nota fiscal.

Acesse o menu de compras

No menu "Estoque", clique em "Compras". Em seguida, na tela que abrir, clique no botão "Adicionar compra" para iniciar o processo.

Preencha os dados principais

No campo "Fornecedor", selecione quem realizou a venda. Em seguida, confirme a data de emissão e defina a situação da compra. Se desejar, informe o número da nota fiscal e o centro de custo, caso utilize esse controle na sua empresa. Para agilizar o preenchimento dos itens, clique em "Carregar produtos" se o fornecedor já tiver produtos vinculados anteriormente.

Adicione os produtos comprados

Na seção "Produtos", selecione o item desejado e informe a quantidade adquirida. Para incluir mais itens na mesma compra, basta clicar em "Adicionar produto" e repetir o processo.

Ao cadastrar os produtos corretamente aqui, o estoque será atualizado automaticamente após o cadastro da compra.

Se necessário, também é possível adicionar um serviço relacionado à compra

Informe frete, impostos e descontos

Na seção Transporte, insira o valor do frete e mantenha marcada a opção Somar ao total para que esse valor seja incluído no custo total da compra. Se preferir, você pode selecionar uma transportadora cadastrada no sistema. Logo abaixo, no campo Total dos produtos, é possível incluir manualmente os valores de impostos ou aplicar descontos, se necessário.

Configure a forma de pagamento

Se a compra for paga à vista, basta selecionar a forma de pagamento e seguir para o próximo passo. Se o pagamento for parcelado, escolha a forma de pagamento desejada, informe o número de parcelas, defina o intervalo entre elas e a data da primeira parcela. Depois, clique em Gerar para que o sistema exiba os vencimentos automaticamente.

Anexos e Observações

Antes de finalizar, você pode adicionar observações sobre a compra e anexar arquivos, como comprovantes ou documentos relacionados. 

Quando tudo estiver preenchido, clique em "Cadastrar" para salvar a compra. 

Como gerar uma compra por XML de nota fiscal

Se você recebeu uma nota fiscal eletrônica do fornecedor, ou possui uma nota para seu CNPJ na SEFAZ, é possível transformar o XML em um cadastro de compra automaticamente dentro do ERP. Essa opção agiliza o processo e evita erros de digitação.

1. No menu lateral, clique em "Estoque";

2. Em seguida, clique em "Compras";

3. No submenu que será exibido, selecione "Produtos";

4. Na tela de listagem, clique em "Mais ações";

5. Por fim, clique em "Importar XML".

Envie o XML ou importe direto da Sefaz

Na tela de importação, você pode:

▪️Selecionar o arquivo XML do seu computador;

▪️Ou clicar em "Importar da Sefaz" para buscar o XML diretamente na Receita.

Após o envio, clique em "Gerar Compra" para transformar o XML em um cadastro completo dentro do ERP.

Confirme os dados e cadastros automáticos

Na tela de geração da compra, o sistema identifica:

▪️Produtos novos (com opção de cadastrar automaticamente ou vincular a um existente);

▪️Transportadoras, fornecedores e outros dados da nota;

▪️Informações financeiras (forma de pagamento, valor, vencimento, plano de contas etc.).

Se tudo estiver certo, confirme clicando em "Gerar compra", o sistema exibirá a mensagem de sucesso.

Como gerenciar suas compras

Após importar uma nota fiscal de compra, você pode visualizar, editar ou gerenciar os dados diretamente na listagem. Na coluna Ações, estão disponíveis os botões:

▪️Visualizar: permite consultar todos os detalhes da compra registrada

▪️Editar: abre a tela para alterar informações da compra, como produtos, valores e fornecedores

▪️Excluir: remove a compra do sistema, caso ela ainda não tenha movimentações vinculadas

▪️Mais ações: abre um menu com opções adicionais para alterar a situação da compra, enviar por e-mail ou WhatsApp, imprimir em PDF (A4), emitir a nota fiscal, visualizar no financeiro e solicitar assinatura digital. 

Essas funcionalidades tornam o processo de gestão mais simples, centralizando tudo que você precisa em um só lugar.